Personnalisation

Procédure BAT :

Pour la procédure de Bon à Tirer (BAT) en personnalisation, l’idéal est d’effectuer un contrôle sur différentes adresses début milieu et fin de fichier, avec différentes civilités, avec la ligne d’adresse la plus longue et l’adresse la plus haute (en nombre de lignes) pour valider son positionnement dans la fenêtre. Il faut également contrôler la conformité des adresses avec celles du fichier réel, une erreur pouvant arriver à l’extraction du fichier chez le client, comme en cours de traitement chez le prestataire.

Traitement des NPAI :

Pour faciliter le traitement de vos NPAI, éditer un n° identifiant ou un code barre apparaissant dans la fenêtre au-dessus du pavé adresse permettant un rapprochement simple avec votre fichier.

L’adresse :

Il est plus rapide et plus économique de personnaliser en jet d’encre le pavé adresse directement sur l’enveloppe porteuse que d’éditer des étiquettes autocollantes ou cheshires destinées à être collées sur l’enveloppe.

Emplacement du pavé adresse :

En personnalisation, comment déterminer la zone idéale pour l’emplacement du pavé adresse ?

Pour matérialiser cette zone sur votre lettre, il faut : découper la fenêtre de votre enveloppe porteuse, y insérer la lettre porte-adresse à son format plié et fini, taquer la lettre sur les 4 côtés de l’enveloppe en traçant à chaque fois le contour de la fenêtre. Vous obtiendrez alors sur votre lettre une zone rectangulaire centrale correspondant à la zone idéale de perso, mais en rajoutant 5mm de marge supplémentaire de sécurité en bas et à gauche.

La norme pour les courriers qui font l’objet d’un tri en lecture optique, est de taquer la lettre en bas et à gauche de l’enveloppe porteuse (grand côté à l’horizontale). C’est dans cette position que le pavé adresse doit donc apparaître en totalité dans la fenêtre. Pour se faire, l’idéal étant que le pavé adresse soit tassé par le bas, cad que la dernière ligne (code postal + localité) soit fixe et que le pavé adresse remonte en fonction du nombre de lignes le constituant.

Le coupon-réponse :

Le 14″x210 est un format intéressant car il laisse plus de place qu’un 21×29,7 pour positionner en pied un coupon réponse sans trop raccourcir le texte. Les avantages du coupon attaché avec micro-perforations ou non à la lettre, en pied de page ou sur le côté, droite ou gauche, sont nombreux :
  • plus de place pour votre création et votre texte au niveau de la partie lettre
  • impression d’un seul document, économie d’un calage
  • personnalisation en 1 seul passage au lieu de 2 s’ils étaient séparés,
  • pas de rapprochement au niveau de la mise sous pli, puisque lettre et coupon ne forment qu’un seul document et pliés ensembles.
Cette formule offre donc des économies sur les calages en impression, les programmes et l’édition informatique, la mise sous pli, permet des gains de temps et favorise votre création. Néanmoins, en vpc on privilégie le nombre de documents dans l’ep, et dans certains cas, l’effet d’image d’un document personnalisé supplémentaire et séparé est apprécié. On favorise ainsi l’action du destinataire à remplir le coupon sans avoir à le détacher. Pour répondre à ce dernier point, on peut éditer sur le même document lettre et coupon, puis les séparer par une coupe lors du façonnage. Dans ce cas, on parle de coupe libératoire.

Contrôle de la date de timbre :

C’est au moment de la perso (ou en sortie de déduplication) qu’il faut penser à insérer vos adresses témoins (à ne pas confondre avec les adresses pièges) afin de contrôler la date de timbre donc l’envoi de votre message et le délai d’acheminement et de distribution. Si vous en mettez plusieurs à la même adresse vous verrez parfois qu’elles n’arrivent pas toutes ensembles : “sic : les mystères de la Poste”. Il arrive également que le même message, parti à la même date et au même tarif, à destination de Nanterre et de Paris ne mette pas le même temps pour arriver à leur destinataire.

Attention !!

Prévoir un volume supplémentaire de documents par rapport à celui de votre fichier d’adresses, pour le calage et la gâche en machine (personnalisation, façonnage, mise sous pli …), il est de +/- 1 à 3%. Pour ce qui concerne plus spécifiquement le continu, en cas de personnalisation en bobine, prévoir du paravent pour les BAT beaucoup plus pratique et rapide à caler que de la bobine.