Etude de cas n° 1 – Courrier de gestion

Une solution Réflexiel sur-mesure

Client : automobiles Peugeot – Division véhicules d’occasion

Problématique : plusieurs milliers de véhicules d’occasion sont vendus annuellement par cette division aux différents concessionnaires de la marque qui écoulent ainsi le parc résiduel. Il en résulte un administratif conséquent sur les véhicules immatriculés et les commissions perçues par les concessionnaires et les agents. Deux assistantes commerciales passaient environs 3 jours chacune pour réaliser et envoyer ces différents courriers.

Objectif Peugeot : externaliser cette tâche pour libérer du temps aux assistantes, temps ré-orientés à la disposition des concessionnaires sur des sujets pragmatiquement commerciaux.

Réponse Réflexiel : application mensuelle, rédaction du cahier des charges, développement d’un automate de production et mise en production

Principe : réception par mail de différents fichiers suivant les types de courriers, sachant qu’un concessionnaire ayant ou non un ou plusieurs agents rattachés peut recevoir plusieurs courriers, dont par exemple véhicules immatriculés et commissions sur vente, jusqu’à 4 types différents. A chaque courrier est associé une à plusieurs pages de tableaux relatifs aux véhicules. NB L’ensemble du courrier est doublé à l’attention du responsable administratif et financier du concessionnaire.

Nous enregistrons les différents fichiers dans l’automate qui effectue suivant des clefs définies au cahier des charges, les spools d’impression, sachant que l’automate va trier les éditions suivant les poids d’affranchissement et la réparttion postale.

Pour l’édition, nous utilisons les options de l’imprimante qui nous permettent de faire de l’appel de bacs sélectifs. Ainsi un bac sera chargé avec les papiers en-tête pour le type courrier, un avec du papier blanc pour les tableaux déroulants, le dernier avec du papier jaune pour le sommaire de l’ensemble du courrier et comme rupture entre chaque courrier pour la mise sous pli et une page à chaque changement de tranche de poids. Lancement de l’édition.

La mise sous pli s’effectue en manuel par tranche de poids, par séparation postale et par concessionnaire. Les ruptures de tranche de poids sont indiquées par une feuille jaune et à l’intérieur d’une tranche chaque ensemble de courriers concessionnaires à une page de garde/sommaire jaune également. Les courriers sont mis dans une pochettte kraft à fenêtre. Une fois la mise sous pli terminée, nous passons les pochettes suivant les différents tris évoqués ci-avant, en machine à affranchir équipée d’un alimenteur automatique.

Dernière étape, le contrôle. Nous comparons le cahier d’affranchissements et les listings de contrôle sur le volume de plis par tranche de poids. NB : Jamais, un concessionnaire n’a reçu les tableaux de commissions d’un autre concessionnaire.

Puis dépôt en Poste, facturation avec joints les listings détaillés et complets.

Résultat : une application optimisée à tous les niveaux, gains de temps et gains sur les affranchissements.